Open Hours of City Government Mon - Fri: 8.00 am - 6.00 pm

Verklaring Omtrent Gedrag aanvragen als werkgever

Shanice November 19, 2023 0

VOG Digitaal aanvragen

Online jouw Verklaring Omtrent Gedrag aanvragen zonder een afspraak te maken bij de gemeente.

Een VOG RP aanvragen als werkgever

Als je werknemers in dienst hebt, dan kun je als bedrijf zijnde een VOG verklaring voor hen aanvragen. De aanvraagprocedure start dan bij jou als werkgever. Alleen, ben jij als bedrijf ook verplicht om een Verklaring Omtrent Gedrag aanvraag te doen? Daar vertellen we je in deze blog alles over!

Een verplichte VOG RP

Als bedrijf moet je een Verklaring Omtrent Gedrag Rechtspersoon aanvragen. In het kort noemen we dat de VOG RP. Deze verklaring is heus niet voor alle bedrijven verplicht. Het is niet zo dat je als bedrijf altijd een VOG RP moet hebben. Zo’n verklaring is namelijk maar voor een bepaalde periode geldig

Een VOG RP kan wel verplicht zijn als je bijvoorbeeld een contract of lidmaatschap af wil sluiten bij een brancheorganisatie. Het is dan ook aan te raden om pas de VOG RP aan te vragen, wanneer er om wordt gevraagd. Het aanvragen van een VOG is namelijk een momentopname. Dat geldt voor natuurlijke personen, maar ook voor rechtspersonen. Een VOG die je vorig jaar hebt aangevraagd, wordt nu niet meer als geldig gezien. In een jaar kan er namelijk veel gebeurd en veranderd zijn.

Bij een VOG RP aanvraag wordt er niet alleen gekeken naar het bedrijf, maar ook naar de personen op belangrijke functies. Mocht een van hen in aanraking zijn geweest met justitie, dan kan het zijn dat de VOG RP niet verstrekt wordt. Daarom is een screening voor jouw personeel dus helemaal niet verkeerd. 

Een VOG RP aanvragen

Wil je dat de kans groot is dat jouw VOG RP wordt afgegeven? Vraag dan aan al jouw personeel om een VOG NP te tonen bij indiensttreding. Doordat je het vereist maakt om een VOG te overhandigen zorg je ervoor dat er gelijkheid is binnen jouw organisatie. Hierdoor moet bestuurders, ondersteuning, overig personeel en stagiaires allemaal een VOG kunnen tonen. 

Mocht een medewerker doorschuiven naar een bestuurdersrol, kun je opnieuw om een VOG NP vragen. Er vindt immers een verandering plaats binnen het bedrijf en dat is een goed moment om een nieuwe screening te doen. Zodra de VOG wordt afgegeven is de kans groot dat jouw VOG RP aanvraag ook wordt goedgekeurd.

Uiteraard moet je er wel rekening mee houden dat je niet alles kunt weten van jouw personeel. Iemand kan een geldig VOG tonen en een maand later met justitie in aanraking komen. Ook kan het voorkomen dat iemand een VOG verklaring krijgt, maar wel een strafblad heeft. Voor een VOG NP kan dat geen probleem zijn, omdat de delicten geen risico vormen voor het werk dat jouw medewerker uitvoert. Bij een VOG RP wordt er naar het grote geheel gekeken, waardoor dat strafblad ineens wel een probleem zou kunnen vormen. 

De aanvraagprocedure

Vroeger kon je alleen via Justis vog aanvragen werkgever. Dat betekende dat je geen digitale aanvraag kon doen als bedrijf. Je moest het aanvraagformulier uitprinten en opsturen naar Dienst Justis. Naast het aanvraagformulier moest je nog wat andere documenten meesturen, namelijk:

  • Een uittreksel uit het handelsregister van de Kamer van Koophandel
  • Een kopie van het betalingsbewijs
  • Omschrijving van het doel van de aanvraag
  • Omschrijving van de werkzaamheden en branche waar de VOG aanvraag voor is
  • Kopie van een geldig legitimatiebewijs van alle personen die op het formulier zijn ingevuld
  • Kopie van de verleende machtiging

Alle documenten stuurde je vervolgens per post op naar:

Justis
Afdeling COVOG
Postbus 16115
2500 BC Den Haag

Voordat je de documenten opstuurde, moest je wel eerst betalen. Je moest immers een kopie van het betalingsbewijs opsturen. De kosten van een VOG RP aanvraag bedroegen € 207, wat overigens nog steeds zo is.

Dit bedrag kon je dan overmaken naar:

NL31 INGB 0705 0054 53
T.n.v. Min. van Justitie en Veiligheid 605/ JUSTIS COVOG te Den Haag
o.v.v. naam indiener + naam rechtspersoon

Inmiddels kun je wel een digitale aanvraag doen als je als bedrijf eHerkenning 2+ hebt. De meeste bedrijven hebben dit wel, anders kunnen ze ook geen VOG-verklaringen voor hun personeel klaarzetten. Je betaalt de aanvraag dan via iDeal, zoals je met een VOG NP ook doet. Uiteraard kun je ook nog steeds een schriftelijke aanvraag doen als je dat prettiger vindt. De vertegenwoordiger vult dan het formulier in. Daarop wordt ingevuld:

  • De algemene gegevens
  • Het inschrijfnummer van de Kamer van Koophandel
  • Rechtsvorm van de onderneming
  • Doel van de aanvraag

Een VOG NP aanvragen als werkgever

Als bedrijf zijnde kun je dus een VOG verklaring aanvragen om aan te tonen dat jullie geen strafbare feiten hebben gepleegd. Daarnaast kun je als bedrijf ook Verklaringen Omtrent Gedrag aanvragen voor jouw personeel. Dit kan als je wederom eHerkenning 2+ hebt als bedrijf. 

Je zet de aanvraag dan voor jouw werknemers klaar. Het voordeel hiervan is dat jij zelf in de hand hebt op welk profiel ze gescreend moeten worden. Dat is natuurlijk heel waardevol, vooral als het om bepaalde functies gaat. Zorg daarom dat je als bedrijf de eHerkenning hebt geregeld, zodat jij de aanvragen in de hand hebt.

De procedure gaat dan als volgt. Als bedrijf vul je de gegevens van jullie organisatie en de werknemer in en kies je het screeningsprofiel dat bij de functie past. Daarna rond je de aanvraag al af. Het klaarzetten van zo’n aanvraag hoeft dus niet veel tijd in beslag te nemen.

De werknemer in kwestie krijgt vervolgens een mail met een link naar de aanvraag. Daar moet de werknemer zijn gegevens controleren en uiteindelijk voor de aanvraag betalen. Om de aanvraag als werknemer af te ronden heb je wel een aantal middelen nodig, namelijk:

  • DigiD
  • iDeal
  • Een geldig e-mailadres
  • Inschrijving in het BRP

Als je als bedrijf voor deze procedure kiest, vraag je dus eigenlijk gezamenlijk een VOG NP aan. De Verklaring Omtrent Gedrag wordt namelijk zowel door werkgever als werknemer afgerond. Na de afronding duurt het zo’n 4 weken voordat jij als werkgever de VOG ontvangt op de deurmat. Door privacy redenen wordt deze altijd op jouw eigen adres bezorgd. Je hebt als werknemer dus zelf de verantwoordelijkheid om deze te tonen bij jouw werkgever.

Een schriftelijke procedure

Bovenstaande is gebaseerd op een digitale aanvraag. Hiervoor wordt ook het meest gekozen de laatste jaren. Uiteraard kan er ook nog steeds een schriftelijke aanvraag worden gedaan. Sommige bedrijven hebben daar een voorkeur voor om welke reden dan ook. In dat geval zet je als bedrijf ook de eerste stappen in de aanvraagprocedure.

Als werkgever moet je namelijk het eerste gedeelte invullen en het formulier ondertekenen. Daarna kan de werknemer een afspraak maken bij de gemeente waar hij of zij woont. Vanuit de gemeente wordt de aanvraag dan naar Justis gestuurd en verder in behandeling genomen.

Hoewel beide mogelijk is wordt er een voorkeur gegeven aan een digitale aanvraagprocedure. Als bedrijf heb je dat natuurlijk zelf in de hand. Er wordt vaker voor een digitale boven een schriftelijke procedure gekozen, omdat online altijd sneller geregeld is. Het kan immers al 4 weken duren voordat je bericht ontvangt van Justis. Als je dan ook nog moet wachten op een afspraak bij de gemeente wordt de wachttijd alleen nog maar langer.

Is bovenstaande helemaal niet van toepassing op jou, omdat je bijvoorbeeld net een eigen bedrijf hebt gestart als ZZP’er? Dan zul je zelf een VOG-aanvraag zonder werkgever moeten doen. In dat geval kun je via onderstaande knop meteen jouw aanvraag starten.