Regels voor (continue) screening als werkgever
VOG Digitaal aanvragen
Wat zijn de regels voor (continue) screening als werkgever?
Je staat op het punt om een bedrijf op te richten. Los van alle apparatuur en inkoop materiaal, heb je ook personeel nodig. Het liefste wil je dat jouw personeel vooraf een VOG laten zien. Voor de branche waar jouw bedrijf binnenvalt is dat niet verplicht, maar jij als werkgever vindt het wel wenselijk. Je bent alleen wel benieuwd wat de regels voor screening zijn als werkgever. Daar vertellen we je graag alles over.
Reden voor screening
Als werkgever kan het heel waardevol zijn om jouw werknemers te screenen voordat ze bij jou in dienst komen. Je bent uiteindelijk namelijk verantwoordelijk voor het werk dat ze verrichten. Je moet dus vooraf weten of je iemand kan vertrouwen in de functie die hij of zij gaat uitvoeren. Hoewel het een momentopname is, kan een VOG-aanvraag je wel helpen te bepalen of iemand betrouwbaar is.
Collega’s die je met name wil screenen zijn:
- Managers met veel verantwoordelijkheden
- Werknemers die met kwetsbare groepen werken
- Werknemers die met geld en goederen werken
- Werknemers die toegang hebben tot gevoelige informatie
- Werknemers die toegang hebben tot machines, opslag, gevaarlijke stoffen en virussen
- Werknemers die werken met energie, ICT en waterveiligheid
Op basis van de functie en bijbehorende werkzaamheden, kun je bepalen op welke punten een werknemer gescreend moet worden. Deze punten corresponderen weer met de verschillende screeningsprofielen.
Regels voor screening
Uiteraard zijn er wel regel aan een screening verbonden. Je kunt dus niet zomaar nieuwe werknemers screenen. We moeten namelijk altijd rekening houden met de privacy van de sollicitanten en werknemers. Deze regels zijn vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
In de AVG staat het volgende:
- Je moet een legitieme reden hebben om te screenen
- De screening moet noodzakelijk zijn
- Je hebt een informatieplicht
- Je mag de gegevens uitsluitend voor de screening gebruiken en niet voor andere doeleinden
- Je mag de gegevens bewaren zolang dat nodig is voor het doel van de screening
- Je moet de gegevens goed beveiligen
Als het om een Verklaring Omtrent Gedrag gaat zijn bovenstaande punten in de meeste gevallen wel van toepassing. Het is bijvoorbeeld noodzakelijk om te weten of jouw personeel geen gevaar vormt voor de functie die hij/zij uit gaat voeren.
Regels voor continue screening
Er zijn twee specifieke branches waarbij een screening nooit stopt. In de taxibranche en kinderopvang hebben ze namelijk te maken met continue screening. Dit betekent dat Justis ervan op de hoogte wordt gesteld als er veranderingen zijn in jouw justitiële documentatie.
Justis bepaalt uiteindelijk of je wel of niet gescreend moet worden. Mocht er een nieuwe screening nodig zijn, stuurt Justis een signaal aan de toezichthouder in de branche. Als werkgever zul je daarvan op de hoogte worden gesteld. Het is dan ook jouw verantwoordelijkheid om opnieuw een VOG te vragen van jouw werknemer.
Het hoeft namelijk niet meteen te betekenen dat hij of zij zijn werk niet meer kan doen. Dat hangt af van de functie, de taken en het delict dat gepleegd is. Om erachter te komen of iemand wel of niet aan de slag kan, heb je dus een nieuwe screening nodig.
Na die screening kunnen er twee dingen het geval zijn, de VOG kan goedgekeurd zijn of juist niet. Bij goedkeuring van de nieuwe VOG is er weinig aan de hand. Bij een afkeuring kun je niet langer jouw baan behouden. zonder VOG mag je niet in de taxibranche of kinderopvang werken.
Het is jouw verantwoordelijkheid als werkgever om ze te ontslaan. Je bent namelijk voor deze branches verplicht om een geldige VOG van ze te hebben gezien. Continue screening is er niet voor niets en dat moet je als werkgever dan ook serieus nemen. Jij bent immers verantwoordelijk voor jouw klanten, werknemers en bedrijfsactiviteiten.
