Wat betekent de VOG voor jouw privacy?
VOG Digitaal aanvragen
Wat betekent een VOG aanvragen voor jouw privacy?
Een Verklaring Omtrent Gedrag aanvragen is in sommige gevallen verplicht. Als je al vaker een VOG hebt aangevraagd, weet je dat je een aantal gegevens moet delen. Hoe zit dat dan eigenlijk met jouw privacy? Wat gebeurt er allemaal met deze gegevens en hoe lang blijven ze bewaard? Of te wel, wat betekent de VOG voor jouw privacy?
Een VOG bewaren
Als we naar de AVG kijken is het niet toegestaan om de VOG van werknemers te bewaren. Dit mag wel als je als bedrijf aan kunt tonen dat het noodzakelijk is om de VOG of een kopie daarvan op te slaan. Een andere optie is dat werknemers uitdrukkelijk toestemming geven om de VOG te bewaren. Uiteraard komt daar wel meer bij kijken. Als bedrijf moet je de VOG zorgvuldig bewaren en ook op papier zetten waarom het bewaren noodzakelijk is en hoe je de veiligheid van de persoonsgegevens die op de VOG staan gaat borgen.
Uiteraard is het als bedrijf wel wenselijk om bij te houd of werknemers een geldige VOG hebben. Een vinkje achter de naam in het HR-systeem zou al een goede oplossing kunnen zijn. Iedereen die zijn VOG heeft laten zien of heeft opgestuurd, krijgt dan een extra vinkje. Dat is erg duidelijk en overzichtelijk.
In het HR-systeem is ook het meest handig, omdat daar toch alleen het HR-personeel toegang toe heeft. De toegang tot het systeem moet namelijk ook goed geregeld zijn. Bovendien zijn schaduwadministraties ook alleen maar onhandig en foutengevoelig. Als het in het huidige HR-systeem opgenomen kan worden zou dat fijn zijn.
Verantwoordelijkheid van werkgever
Voor het bewaren van een VOG moet een beleid worden geschreven, ook al is het vanuit de wet verplicht gesteld om een VOG te vragen. In dat beleid moet worden opgenomen waarom het nodig is om een VOG van werknemers te vragen, hoe die persoonsgegevens bewaard worden en wie toegang heeft tot al die informatie.
Dat beleid opstellen en naleven is een van de verantwoordelijkheden die je hebt als werkgever. Je hebt er echter nog meer. Zo moet je bepalen op welk screeningsprofiel de werknemers gescreend moeten worden. Daarnaast moet u ze helpen bij het starten van de VOG-aanvraag. Als laatste bent u verantwoordelijk voor het controleren van de VOG. Niet elke VOG die op je bureau verschijnt is echt en geldig. Daar moet je je echt van bewust zijn.
Een VOG controleren is dan ook een van de belangrijkste verantwoordelijkheden die je hebt als werkgever. Een VOG wordt aangevraagd om te controleren of iemand geen strafbare feiten heeft gepleegd die in strijd zijn met het werk dat hij of zij gaat uitvoeren. Bij een ongeldige VOG-verklaring breng je het werk en eventuele doelgroepen alsnog in gevaar.
De VOG controle
Als werkgever mag je de VOG dus niet zomaar bewaren. Er zijn maar een paar gevallen waarin dat is toegestaan. Je moet echter wel de VOG-verklaring op jouw bureau krijgen om goed te kunnen beoordelen of deze echt en geldig is.
Er zijn verschillende echtheidskenmerken waar je op moet letten. Zo moet er op de papieren variant bijvoorbeeld het blauwe Rijkslogo staan en zie je een hologram. Onder de lamp komen echter nog veel meer echtheidskenmerken naar voren. Zo licht er een beeldmerk rechtsonder op en moeten er kleine vezeltjes te zien zijn op het papier.
Je moet er dus wel de tijd voor kunnen nemen om te bepalen of de VOG wel echt is. Bij een digitale VOG zijn er weer andere echtheidskenmerken waar je op moet letten. Je kunt de VOG ook laten valideren door de validatievoorziening.
Tenslotte is het niet alleen belangrijk dat de VOG echt is, maar ook dat deze geldig is. Controleer daarom altijd ook nog een keer of het juiste screeningsprofiel is gekozen. Anders kun je de VOG alsnog niet goedkeuren en kan dat vinkje niet in het systeem gezet worden.
