VOG en AVG: hoe ga je om met die gegevens als werkgever zijnde?
Anno 2025 is privacy belangrijker dan ooit. We hechten des te meer waarde aan onze privacy en we willen dat er op een verantwoorde manier wordt omgegaan met onze gegevens, vooral omdat ze vertrouwelijk zijn. Meer dan ooit is het voor bedrijven belangrijk om de AVG wet te handhaven. Maar, hoe zit dat met een VOG en de gegevens die daarop staan? We lichten het allemaal toe in deze blog.
Wat is de AVG?
AVG staat voor Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het is een privacywetgeving die in heel Europa van kracht is sinds 2018. De AVG-wet geeft de gegevensverstrekker een aantal rechten. In dit geval hebben jouw werknemers recht op: inzage, correctie, vergetelheid, dataportabiliteit en bezwaar/beperking van hun gegevens. Als organisatie is het belangrijk om daarvan bewust te zijn.
Jullie als organisatie hebben daarentegen natuurlijk ook plichten. Zo mag je alleen gegevens verzamelen die nodig zijn. In dit geval geldt dat natuurlijk voor het maken van een contract, maar ook voor het bewaren van de VOG.
Ten tweede moet je als organisatie duidelijk kunnen uitleggen waarvoor de gegevens gebruikt worden. Voor een contract en een Verklaring Omtrent Gedrag kun je wel uitleggen dat die gegevens nodig zijn om gebruikt te worden, want anders kan iemand niet aangenomen worden.
Ten derde is het belangrijk dat gegevens beveiligd worden. Daar moet je dus de systemen goed op inrichten en met name de rechten van ander personeel. Het is niet de bedoeling dat elke medewerker de gegevens van andere personeelsleden kan zien.
AVG als uitgangspunt
De Algemene Verordening Gegevensbescherming wet is altijd het uitgangspunt als het om de Verklaring Omtrent Gedrag gaat. Deze privacywet is in het leven geroepen om op een verantwoorde manier om te gaan met de persoonsgegevens van een ander. En dat is nou net waar het om draait bij de VOG.
Het begint natuurlijk al bij het aanvraagproces. Een VOG-aanvraag wordt namelijk altijd klaargezet voor nieuwe werknemers. Een deel van de gegevens kun je zelf al invullen, omdat je die al hebt gekregen voor het contract of aan de hand van de sollicitatieprocedure. Of iemand nu een VOG aan moet vragen of niet, in beide gevallen ga je discreet om met die gegevens en verspreid je deze ook niet. Het gaat hier altijd om vertrouwelijke informatie en zo moet je het ook behandelen.
Nadat je als bedrijf de nodige gegevens hebt ingevuld, gaat het formulier door naar de nieuwe werknemer. Het formulier wordt altijd klaargezet in de Berichtenbox van de Rijksoverheid. Deze is goed beveiligd, zodat niemand anders bij de gegevens kan. Als bedrijf zijnde, kun je de aanvullende gegevens niet zien. De VOG-aanvraag wordt namelijk door de werknemer zelf ingediend en komt niet meer langs jou. De gegevens zie je pas weer als de werknemer een VOG heeft gekregen.
Bewaren van de VOG
Vanwege de AVG-wet is het niet toegestaan om de VOG te bewaren van werknemers. Wel heb je de tijd nodig om te controleren of een Verklaring Omtrent Gedrag echt is. Dat controleren kan vaak niet meteen. Bovendien wil je dat ook niet doen waar een werknemer bij is. Er zijn namelijk een aantal echtheidskenmerken die gecontroleerd moeten worden.
Je zou de VOG dus een korte tijd in bezit kunnen hebben om die controle uit te voeren. Als je eenmaal de VOG hebt goedgekeurd is het niet toegestaan om de VOG op te slaan. Het enige wat je mag doen is noteren dat je een geldige VOG hebt gezien.
In sommige branches kan er wel een bewaarplicht gelden. In dat geval wordt er vaak een kopie gemaakt en wordt die bewaard. Uiteraard gelden er dan wel strenge eisen voor het bewaartermijn en de beveiliging van dit type documenten.
Een werknemer kan altijd zelf de VOG bewaren. Al is het niet per se nodig, omdat deze toch niet te hergebruiken is.