Binnenkort start er weer een nieuwe lichting werknemers bij jullie of een nieuwe groep studenten. Dat betekent dat er een inwerkprogramma op touw moet worden gezet. Voordat je dat gaat doen, moet je wel weten of ze ook daadwerkelijk aangenomen kunnen worden. Er is screening vanuit jullie kant nodig. In de praktijk betekent dit dat je tientallen VOG’s klaar moet zetten. Maar, kan dat tegelijk? In deze blog leggen we ook hoe je voor meerdere medewerkers tegelijk een VOG aanvraagt.
Meerdere VOG aanvragen
Uiteraard kan het voorkomen in de praktijk dat je meerdere Verklaringen Omtrent Gedrag nodig hebt. Het is wel bij meer bedrijven het geval dat werknemers starten in een bepaalde lichting. Daarvoor is het handig als je voor meerdere werknemers tegelijk een VOG klaar kan zetten. Jij als werkgever hebt namelijk een rol in het VOG aanvraagproces. De Verklaring Omtrent Gedrag moet altijd door jou klaargezet worden, omdat jij de exacte gegevens van het bedrijf hebt, maar ook omdat je het juiste screeningsprofiel moet kiezen. Daardoor kunnen vele fouten al voorkomen worden.
Doordat je als werkgever een rol hebt, zou je het liefst met een druk op de knop meerdere VOG’s aan willen vragen. Voornamelijk als er een hele lichting start en je tientallen VOG’s klaar moet zetten. Toch blijft het een klus die je één voor één moet doen. Je moet namelijk per VOG de naam van de werknemer invullen en het screeningsprofiel dat daarbij hoort.
We begrijpen dat dit geen gemakkelijke klus is. Vooral als je tientallen VOG’s tegelijk wil klaarzetten. De verklaringen moeten namelijk allemaal voor een bepaalde periode binnen zijn, zodat de lichting tegelijk kan starten. Ook al ben je afhankelijk van Justis, is het toch verstandig om ze zo snel mogelijk achter elkaar aan te vragen.
Waak er wel voor dat je geen typefouten gaat maken. Uiteraard is de aanvrager, wat in dit geval de werknemer is, de eindverantwoordelijke van de VOG-aanvraag. Hij of zij moet altijd goed controleren of de gegevens wel kloppen voordat de VOG daadwerkelijk wordt aangevraagd. Je zou er als bedrijf natuurlijk wel voor kunnen kiezen om óf alle namen te kopiëren en plakken óf het 4-ogen principe toe te passen. Zo worden de meeste fouten voorkomen en voorkom je ook dat een VOG ongeldig wordt verklaard.
Archiveren van de VOG
Als je een lading Verklaringen Omtrent Gedrag aanvraagt, kun je natuurlijk ook een lading VOG’s verwachten. Spreek met je werknemers goed af wat je wil. Hebben jullie bijvoorbeeld een intern beleid dat je de VOG’s alleen digitaal wil ontvangen? Of is een papieren variant ook nog steeds prima? Dat is namelijk wel iets waar je als werkgever ook mee te maken krijgt en waarvoor je goede instructies moet geven.
Een werknemer moet bij het aanvragen van de VOG namelijk aangeven hoe hij of zij deze wil ontvangen. Om te voorkomen dat zo’n belangrijk document verdwijnt in de post, is het beter om de VOG digitaal te ontvangen. De echtheidskenmerken kun je eveneens ook veel gemakkelijker checken online door de VOG te laten valideren.
Instrueer jouw potentiële werknemers goed over de vervolgstappen. Na de VOG-aanvraag zelf is het namelijk nog niet klaar. Om een VOG ook daadwerklijk digitaal te kunnen ontvangen, moet namelijk de Berichtenbox zijn geactiveerd. In die Berichtenbox moet ook aangevinkt zijn dat hij of zij de digitale post van Justis wil ontvangen. Daarnaast moet er een e-mailadres worden doorgegeven dat geldig en actueel is. Dat is dus niet het e-mailadres van je vorige werkgever bijvoorbeeld.
Of je jouw werknemers nu laat kiezen of gaat instrueren om alle VOG’s digitaal op te sturen, er is voor jullie als bedrijf ook werk aan de winkel. Je moet namelijk alle VOG’s online ontvangen om ze ook te kunnen valideren. Maar, besef je ook goed dat ook de AVG geldt, omdat het een persoonsdocument is. Je zult daarom een goed archief moeten opbouwen of deze moeten koppelen aan de huidige personeelsdossiers. Weet ook dat het volgens de AVG niet toegestaan is om de VOG’s in het bezit te houden. Na de validatie, moet je alleen noteren dat je een geldige VOG hebt gezien. Je moet namelijk wel iets van administratie bijhouden anders heeft het ook geen zin, maar de geldige VOG bewaren is niet toegestaan.
Komt er elk jaar weer een grote lichting? Maak er dan een goed systeem van voor jezelf, zodat je het proces elke keer weer kunt herhalen.